REGLEMENT INTERIEUR

  • Préambule

L’objet du règlement intérieur du Cercle d’escrime de Vincennes (CEV), ci-après le CEV, est de préciser, d’aménager et de compléter les dispositions statutaires. Le règlement s’applique aux adhérents du CEV, à ses salariés et aux éventuels escrimeurs non adhérents invités dans les salles d’armes du CEV.

  • Article 1 : L’adhésion au Cercle d’escrime de Vincennes (CEV), et l’inscription à ses activités, impliquent l’acceptation et l’application du présent règlement intérieur, des notes ou additifs émis par le bureau et des statuts du CEV.
  • Article 2 : Les cours dispensés par le CEV, leur contenu, les horaires et les tarifs sont affichés au Centre Pompidou ainsi que sur le site internet du club (www.escrime-vincennes.fr).
  • Article 3 : Les saisons sportive et artistique commencent début septembre pour s’achever fin juin. Le Bureau fixe les modalités d’inscription et précise les dates de périodes d’inscription, la date de reprise des séances d’escrime, ainsi que la date de fin des séances sur son site internet. Les inscriptions se font sur place aux jours et heures fixées par le bureau.
  • Article 4 : Les parents prennent connaissance, en début de saison, des heures et des jours des séances auxquelles leur(s) enfant(s) sont inscrits. Leur enfant est sous la responsabilité du CEV que lorsque le maître d’armes ou l’enseignant l’a pris en en charge en début de séance. En conséquence sans cette prise en charge régulière ou en dehors des heures de cours fixées lors de l’inscription, leur enfant demeure sous leur responsabilité. S’il quitte la salle d’armes seul ou accompagné d’une tierce personne, ils doivent signer une décharge disponible sur le site du CEV et à remettre lors de l’inscription.

Les parents auront la possibilité, après accord de la mairie de Vincennes, de désigner des parents référents qui pourront accompagner les enfants jusqu’à la porte soit de la salle d’armes, soit du gymnase. Ces parents référents, après autorisation de la mairie seront expressément signalés aux maitres d’armes responsables ainsi qu’au bureau du CEV. Un formulaire spécial sera édité à cet effet.

Dans tous les cas la responsabilité de la garde des enfants n’est transférée au CEV qu’après prise en charge régulière par l’enseignant chargée d’animer la séance.

  • Article 5 : La cotisation annuelle comprend :

– l’adhésion à l’association

– la licence fédérale

– l’inscription à l’activité pratiquée.

Les tarifs de la saison, fixés par le Comité directeur, sont communiqués à l’ensemble des adhérents sur le panneau d’affichage du Centre Pompidou et sur le site internet du CEV.

  • Article 6 : Pour que l’adhésion soit effective, il faut que le jour de l’inscription la cotisation soit réglée intégralement (possibilité de faire 2 chèques encaissés en septembre et en janvier), qu’un certificat médical d’aptitude à la pratique de l’escrime (et éventuellement en compétition) soit fourni, que la fiche d’inscription soit complétée et signée et que pour les mineurs la décharge soit signée par le représentant légal.

Pour bénéficier du tarif vincennois, il faut également présenter le jour de l’inscription un justificatif de domicile. Pour bénéficier du tarif étudiant, il faut présenter également une carte d’étudiant.

Tout dossier incomplet ne vaudra pas inscription et l’accès à la salle d’armes ne sera donc pas possible.

  • Article 7 : Lors d’une première inscription, l’adhérent peut bénéficier de 2 séances d’essai après avoir complété son dossier d’inscription. Si après ces 2 séances, il ne souhaite pas poursuivre l’activité, il doit dans la semaine qui suit le signifier par un mail auprès du secrétariat du CEV à l’adresse suivante : escrime.vincennes@gmail.com. Passé ce délai, la cotisation sera encaissée et aucun remboursement ne sera possible.
  • Article 8 : La cotisation peut être remboursée, uniquement dans les cas suivants :
    • en cas de déménagement pour cause professionnelle, à plus de 50 kilomètres des anciennes fortifications de Paris, sur présentation d’une attestation de l’employeur. Cependant tout trimestre commencé est dû et le montant de la licence et l’adhésion à l’association ne peuvent en aucun cas être remboursés.
    • Pour les inscriptions prises avant la reprise de la saison, au mois de septembre de chaque année, il pourra être opéré un remboursement exceptionnel en cas d’impossibilité de la pratique de l’escrime, dûment constaté par certificat médical, pour une durée d’au moins un trimestre. Ce remboursement ne comprendra pas la licence déjà activée auprès de la FFE ainsi que le droit d’adhésion à l’association. La réinscription en cours d’année restera possible.
    • Tout autre remboursement, pour des cas non prévus aux présentes, ne peut être qu’exceptionnel et soumis à délibération du comité qui n’aura pas à motiver sa décision. Il ne comportera pas le remboursement de la licence déjà activée auprès de la FFE ainsi que le droit d’adhésion à l’association.
  • Article 9 : Le CEV prend en charge la licence fédérale des personnels salariés, notamment des Maîtres d’armes.
  • Article 10 : Le règlement de la cotisation annuelle s’effectue par :
    • Chèque bancaire libellé expressément à l’ordre du « Cercle d’escrime de Vincennes » ou du CEV ;
    • Cartes bancaire ou virement bancaire sur le compte du Cercle d’Escrime de Vincennes ;
    • Coupons Sport ANCV qui peuvent également être admis à condition d’être préalablement complétés par leurs titulaires (nom et adresse) et moyennant une majoration de 5% correspondant aux frais de traitement, ceci avec un minimum de 10 euros.

Les inscriptions enregistrées en cours d’année sportive font l’objet d’un abattement calculé au prorata du nombre de mois restants. Cet abattement ne concerne que le montant de l’inscription à l’activité.

  • Article 11 : Sauf décision contraire du Bureau, annoncée préalablement en assemblée générale, les réductions suivantes s’appliquent sur le montant de l’inscription à l’activité :

– 15% à partir du 2e membre d’un même foyer (la cotisation du premier membre reste intégrale, les -15% s’appliquent sur le 2e et suivants)

– 15% pour les membres de Comité Directeur inscrits à une activité, en compensation du temps de réunion qui pourra être pris sur les séances d’escrime

– 10% pour les étudiants

– 10% les personnels de la Maire et/ou leurs enfants

  • Article 12 : La salle d’armes Louis-Foulon est mise à la disposition du CEV par la ville de Vincennes. Pour se rendre dans cette salle d’armes, le règlement en vigueur est celui du centre sportif Georges-Pompidou. A l’intérieur de la salle d’armes, c’est le présent règlement qui s’applique dans la mesure où il n’est pas contraire au règlement du centre sportif Georges-Pompidou, qui s’applique par priorité. Il en est de même pour les autres salles susceptibles d’être mises à disposition par la ville de Vincennes ou d’autres communes voisines partenaires du CEV.
  • Article 13 : La salle d’armes ferme ses portes pendant les congés scolaires, sauf exception. Dans ce cas les modalités d’ouverture seront affichées au minimum huit jours avant la période de congés.
  • Article 14 : Les détériorations des installations et/ou des locaux, autres que celles consécutives à une usure normale sont sous la responsabilité du CEV. Par conséquent, le CEV pourra exiger le règlement des frais de remise en état à la (aux) personne(s) reconnue(s) responsable(s).

Dans un esprit associatif, Il est demandé aux adhérents d’apporter un soin particulier au matériel mis à leur disposition.

  • Article 15 : Le CEV décline toute responsabilité en cas de perte ou de vol, que ce soit dans les vestiaires, dans la salle d’armes, ou dans les casiers mis à disposition des escrimeurs.
  • Article 16 : L’attribution des casiers est faite par le Bureau en début de saison. Sous réserve de disponibilité, les casiers sont attribués aux adhérents qui en ont fait la demande par mail à l’adresse suivante escrime.vincennes@gmail.com. En cas de perte de la clé confiée à l’adhérent, celui-ci s’engage à la remplacer à ses frais.
  • Article 17 : Le matériel d’escrime mis à la disposition des adhérents et des Maîtres d’armes est la propriété du CEV. Aucune sortie d’équipements ne peut se faire sans autorisation préalable du Bureau.
  • Article 18 : Pour les débutants, le matériel peut être prêté temporairement. Il doit être remis en place à la fin de chaque séance par son utilisateur. Les Maîtres d’armes doivent veiller à ce que le matériel soit rangé et mis sous clé.
  • Article 19 : Pour les enfants de 6 à 13 ans, un système de location annuelle de tenues (pantalon + veste + sous cuirasse) est proposé par le CEV. Si cette location est souscrite lors de l’inscription, le montant doit être ajouté à celui de la cotisation. Si elle ne l’est pas, le tireur doit s’équiper par ses propres moyens. En tous les cas, une tenue conforme aux normes de sécurité sera exigée pour la pratique de l’escrime.
  • Article 20 : Le bris de lames prêtées par le CEV est à la charge de son utilisateur. L’escrimeur ayant la poignée en main est considéré responsable en cas de lame cassée ou de dysfonctionnement de l’arme. Les tarifs de remboursement des lames cassées ainsi que le coût des réparations sont affichées en salle d’armes et dans le Hall Pompidou.
  • Article 21 : Tout adhérent peut participer aux compétitions et autres manifestations d’escrime à condition d’avoir fourni un certificat médical d’aptitude à la pratique de l’escrime en compétition et d’être licenciés auprès de la FFE.

Lors des compétitions les adhérents doivent se présenter en tenue d’escrime réglementaire et prévoir le prix de leur engagement.

Le CEV peut prêter, en fonction des disponibilités, des équipements spécifiques à l’adhérent souhaitant participer à des compétitions ou autres manifestations extérieures au nom du CEV. Un registre de sortie du matériel sera créé à cet effet. En cas de perte ou de détérioration, l’adhérent devra payer les frais de remplacement du matériel.

Article 22 : Les parents qui envoient leurs enfants mineurs en compétition le font sous leur propre responsabilité le CEV n’assurant pas l’encadrement de ces manifestations.

A ce titre il est rappelé que lors des déplacements dans le cadre des activités du club le CEV est couvert par l’assurance responsabilité civile souscrite par la fédération auprès de l’assureur fédéral (site de la FFE).

Ce contrat ne garantit pas la responsabilité civile du fait des véhicules terrestres à moteur, celle-ci étant garantie par l’assurance du véhicule.

Les adhérents lors de ces déplacements doivent veiller, sous leur responsabilité, à ce que le véhicule qu’ils empruntent est régulièrement assuré, le CEV déclinant toute responsabilité à ce titre, comme n’étant pas l’organisateur des déplacements notamment en compétition.

Il est rappelé aux adhérents et maître d’armes qu’il est formellement interdit de se déplacer dans le véhicule d’un maître d’armes, même lorsque ces derniers se déplacent en qualité d’accompagnateurs.

  • Article 23 : Pendant la saison sportive et en fonction des finances du CEV, le Bureau peut décider d’indemniser les frais générés par la participation de ses adhérents à certaines compétitions.

L’adhérent veillera à demander et conserver tous les justificatifs de paiement relatifs aux dépenses qu’il aura engagées au titre de son déplacement.

Il devra remplir un formulaire de note de frais, dont un modèle sera annexé au présent règlement, qu’il adressera au bureau, dûment signé et accompagné de tous les justificatifs de paiement pour lesquels elle ou il souhaite une indemnisation. L’indemnisation tient compte des résultats ou du mérite du tireur lors de ces compétitions.

  • Article 24 : Les cours sont animés par des maîtres d’armes ou assistants ayant les diplômes nécessaires à l’enseignement de l’escrime. En cas d’absence de l’animateur d’une séance d’escrime, il ne pourra être demandé aucun dédommagement. Le CEV fera cependant son possible pour procéder à son remplacement.
  • Article 25 : Toutes les informations concernant la vie du CEV et les règlements applicables sont consultables sur le site internet du CEV. Les panneaux d’affichage sont également utilisés au sein de la salle d’armes.
  • Article 26 : Le CEV tient une assemblée par an réunissant tous ses membres. Les membres convoqués sont ceux qui sont à jour de leur cotisation au jour de la convocation. Le mandat des membres du Comité Directeur expire au jour de l’Assemblée générale se prononçant sur les comptes, sauf démission. Ils sont donc convoqués à cette assemblée mais sans droit de vote s’ils n’ont pas renouvelé leur adhésion.
  • Article 27 : Les convocations sont envoyées par mail ou à défaut par courrier simple au moins 15 jours avant la tenue de l’assemblée. Elles comportent un ordre du jour, un pouvoir, un formulaire de candidature au Comité de Direction, et d’éventuelles annexes nécessaires à la compréhension des points qui y seront abordés. Il est de la responsabilité des adhérents de notifier tout changement d’adresse, y compris numérique, au Bureau, notamment au moment de la signature de leur fiche d’inscription.
  • Article 28 : Préalablement à la tenue de l’assemblée les membres sont tenus d’émarger sur la liste des adhérents convoqués. Les membres présents émargent également pour les membres non présents qui leur ont donné pouvoir. Lesdits pouvoirs doivent être dûment signés et remis au Bureau. La liste d’émargement et les pouvoirs sont annexés au procès-verbal original de l’assemblée.
  • Article 29 : Les pouvoirs ne peuvent être donnés qu’à d’autres adhérents de l’association également convoqués à l’assemblée. Tout pouvoir signé mais ne désignant pas une personne précise est attribué par défaut au président de l’assemblée. Les pouvoirs signés peuvent être scannés et transmis par courriel.
  • Article 30 : Les votes peuvent s’effectuer à main levée ou à bulletin secret selon les points de l’ordre du jour et les choix de l’assemblée. Un assesseur, parmi les adhérents présents à l’assemblée, peut être désigné afin de contrôler la régularité des votes. Ne sont traitées à l’assemblée que les points inscrits à l’ordre du jour. Les questions éventuelles que certains membres souhaiteraient voir ajoutées à l’ordre du jour de l’assemblée doivent être parvenues au Bureau au plus tard 3 jours avant la date de l’assemblée. Ces questions sont alors traitées en fin d’assemblée, une fois l’ordre du jour initial épuisé.
  • Article 31 : Préalablement aux élections de membres de Comité de Direction, le Bureau indique le nombre de sièges à renouveler. Les candidatures aux sièges de membre du Comité Directeur doivent être parvenues au Bureau au plus tard 3 jours avant la date de l’assemblée. Les candidats répondant aux critères de l’article 6 des statuts devront compléter et signer une fiche de candidature. Ils pourront être invités à se présenter eux-mêmes à l’assemblée.
  • Article 32 : Les décomptes des votes intervenus dans l’assemblée, sont mentionnés dans le procès-verbal d’assemblée.
  • Article 33 : Les prérogatives du Président du CEV sont définies par l’article 11 des statuts. Aucune décision concernant la gestion, les engagements ou les communications interne et externe du CEV ne peut être prise sans son aval.
  • Article 34 : Au quotidien, le Président est épaulé par un vice-président, par le Trésorier et son vice-trésorier pour la gestion de toute opération ayant des incidences financières, et par le Secrétaire ou le vice-secrétaire pour tous les autres points administratifs liés à la gestion interne du CEV.
  • Article 35 : Le Président, le Trésorier et le Secrétaire, tel que défini à l’article 6 – alinéa 8 des statuts, constituent le Bureau. Ils ont toute latitude pour prendre les décisions que le Président ne souhaite pas prendre seul. Sauf cas expressément prévus dans les articles ci-après, le Bureau peut également demander conseil au vice-président, vice-trésorier, vice-secrétaire ainsi qu’aux autres membres du Comité Directeur, et les inviter à partager les décisions.
  • Article 36 : Le Secrétaire à la charge de consigner les décisions du Bureau par écrit. Le Président organise des réunions régulières de Comité Directeur. Le Secrétaire à la charge de convoquer ces réunions. La convocation est adressée à tous les membres du Comité Directeur à l’exception des démissionnaires. Tout membre de Comité Directeur ne pouvant se rendre à la réunion pour laquelle il a reçu une convocation est tenu de le signaler au Président ou Secrétaire dans un délai raisonnable. Le motif d’une séance d’entraînement simultanée ne fait pas partie des absences excusées.
  • Article 37 : Le Secrétaire à la charge de rédiger les procès-verbaux des réunions du Comité Directeur, de les faire signer par le Président et de les diffuser aux membres du Comité de Direction dans un délai raisonnable. Les procès-verbaux comportent : 1°) la liste nominative des membres présents, la liste nominative des absents excusés, la liste nominative des absents non excusés ; 2°) le rappel des points à l’ordre du jour de la convocation ; 3°) pour chaque point traité, le résumé de ce qui a été exposé, le cas échéant discuté et décidé ; 4°) des annexes éventuelles complétant les points traités.
  • Article 38 : Le Trésorier et le Président veillent à la mise en application des choix budgétaires de l’assemblée générale. Ils rendent comptent de la gestion financière de l’association, aux adhérents et institutions tierces, par la tenue d’une comptabilité.
  • Article 39 : Tout au long de l’année, le Trésorier procède au regroupement de toutes les pièces justificatives originales nécessaires à la tenue de la comptabilité ; l’établissement du bilan et du compte de résultat est sous-traité à un cabinet comptable extérieur, dont le Trésorier est l’interlocuteur privilégié. Le Trésorier procède à la pré-saisie des écritures sous la forme d’un journal de saisie des mouvements financiers qu’il transmet au comptable régulièrement. Il procède également à la transmission des autres informations nécessaires au comptable telles que la copie des pièces, la copie des relevés de comptes bancaires, les informations relatives aux salariés, etc.
  • Article 40 : Le Trésorier procède à la collecte des heures effectuées mensuellement par les salariés. Il transmet ces informations au cabinet comptable afin que celui-ci établisse les fiches de paies. A réception des fiches de paie, le Trésorier procède au versement des salaires et à la distribution des fiches de paies.
  • Article 41 : A des fins de suivi budgétaire, le Trésorier fournit au Bureau, et le cas échéant aux membres du Comité Directeur, un état récapitulatif des dépenses et recettes par section analytique sur la base de toutes les écritures enregistrées. A tout moment le Président peut disposer de toutes ces informations sur consultation du Trésorier. Le Président dispose d’une information permanente sur le niveau de trésorerie de l’association.
  • Article 42 : Le Président et le Trésorier sont les deux seuls signataires autorisés sur les comptes bancaires de l’association. Ils disposent des chéquiers, le Président pouvant également disposer d’une carte bancaire complémentaire.
  • Article 43 : En cas de dépenses non prévues au budget, ou en dépassement par rapport au budget, l’engagement et le règlement auront lieu :

–     suite à une consultation du Bureau lorsqu’aucune réunion de Comité Directeur n’est prévue avant la date à laquelle il y a lieu d’engager et régler la dépense ;

–     suite à une consultation du Comité Directeur.

  • Article 44 : Le Trésorier a la charge de procéder à tous les encaissements. Tous les chèques doivent être préalablement libellés à l’ordre du « Cercle d’escrime de Vincennes » ou « CEV ». Ils sont remis au Trésorier pour encaissement et enregistrement comptable. Tout encaissement doit faire l’objet d’une facture émise par l’association à l’attention du tiers payeur. La facture sera émise par le Trésorier et signée par le Président. Avant envoi au « client », la facture sera contresignée par le Trésorier qui en gardera copie. L’original de la facture sera ensuite envoyé au « client ». Les adhésions ne sont pas concernées par le processus de facturation. Le Trésorier contrôle que toutes les sommes dues par les adhérents au titre d’une saison donnée ont correctement été versées.
  • Article 45 : Le Trésorier a la charge de veiller au bon fonctionnement des comptes bancaires de l’association. Le Trésorier a la possibilité de placer les excédents de trésorerie sur des comptes épargnes. Les comptes épargnes doivent être réputés sans risques et offrir à l’association une disponibilité immédiate des fonds. Les valeurs mobilières de placement (actions, obligations, …) sont interdites. Tous les avoirs du CEV doivent être sur comptes bancaires. Les seules sorties d’espèces autorisées sont celles qui sont nécessaire à la constitution de fond de caisse pour les manifestations organisées par le CEV. Le Trésorier a la charge de tenir une comptabilité de caisse à ces occasions. Les sommes en caisse sont intégralement transférées sur compte bancaire une fois la manifestation terminée.
  • Article 46 : Le Trésorier a la charge de collecter et d’assurer la conservation des originaux et autres pièces à caractère administratif et financier. Les pièces comptables originales sont conservées au siège de l’association après traitement (clôture de l’exercice comptable). Sont également conservés par le Trésorier : les relevés de compte bancaire, les souches de chéquier (collectées contre remise d’un nouveau chéquier), tous les contrats originaux engageant l’association, les contrats de travail et dossiers salariés, les comptes certifiés par l’expert-comptable.
  • Article 47 : Des fonctions et responsabilité spécifiques, autres que celles des membres du Bureau, peuvent être attribuées aux membres du Comité Directeur
  • Article 48 : Le Secrétaire à la charge d’organiser l’archivage des documents importants qui constituent la mémoire de l’association. L’accès aux archives est restreint. Il est réservé aux seuls membres du Bureau.

–     Les procès-verbaux des réunions de Comité Directeur sont conservés dans le local archives ainsi qu’en format numérique.

–     Les procès-verbaux originaux des assemblées générales sont conservés dans le local archives. Des copies sont également conservées sous format numérique.

–     Les fichiers adhérents originaux (fiches d’inscription signées, certificats médicaux) sont conservés dans le local archives. Le Bureau dispose d’une copie électronique sous la forme d’une base de données.

  • Article 49 : Le Trésorier a la charge d’organiser l’archivage des pièces administratives et financières
  • Article 50 : le présent règlement pourra être complété par des notes ou additifs émis par le président du CEV qui lui seront annexées. Il pourra également être modifié par le bureau du CEV à la majorité simple.

 

Ce règlement ainsi que ces modifications éventuelles et ses annexes seront présentés à la prochaine assemblée. Il sera publié sur le site internet et tenu à la disposition des adhérents par affichage.

 

 

FAIT A VINCENNES LE 6 novembre 2019

 

Signé par les membres du bureau

Le président, Jean Laurent Barbier

Le trésorier, Hervé Lacaze

La secrétaire, Virginie Sebbane